怀化学院货物和服务采购管理办法

[ 作者: 佚名    出自:    发表时间: 2020-04-14   点击: 428 ]

各单位:

《怀化学院货物和服务采购管理办法(试行)》已经学校研究通过,现予以印发,请认真学习并遵照执行。

 

 怀化学院货物和服务采购管理办法(试行)

(怀院发〔2020〕17号

第一章          总则

第一条  为加强学校货物和服务的采购管理,规范采购行为,保证采购质量,降低采购成本,根据《中华人民共和国政府采购法》(中华人民共和国主席令第68号)、《政府釆购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第18号)、《中华人民共和国招标投标法》(中华人民共和国主席令第21号)、《政府釆购非招标釆购方式管理办法》(财政部令第74号)、《关于关于进一步规范普通高等院校政府采购工作的通知》(湘财购〔2008〕10号)、《关于进一步加强和改进政府采购管理工作的实施意见》(湘政办发〔2010〕6号)及《湖南省财政厅关于进一步规范政府采购工作的通知》(湘财购〔2015〕5号)等文件精神,结合我校实际,制定本办法。

第二条  本办法适用于我校各单位(含个人)用预算资金和非预算资金实施的教学设备、实验器材、行政办公设备、后勤保障设施与物品、医疗器械、图书资料等货物的采购,以及技术咨询、图纸设计、物业管理、审计外包、代理业务等服务的采购。

使用代管经费进行的教材、作业本、药品、新生军训服装及生活用品等的采购参照本办法执行。

第三条  在货物和服务的采购中,学校提出采购需求的单位(个人)统称为使用单位,学校采购过程中的相对方为供应商,在采购过程中为学校提供代理业务的组织为代理机构。

采购方式包括:(1)校外招标采购:是委托省资源交易中心、招标代理公司等按政府采购方式之招标采购的要求进行的采购;(2)校内招标采购:是学校自行采购的方式之一,采购按招标程序进行操作;(3)校内单一来源采购:是学校自行采购的方式之一,按政府采购之单一来源采购程序进行操作;(4)校内竞争性谈判:是学校自行采购的方式之一,操作程序包括竞争性谈判文件制订、信息公示、供应商报名与投标、专家组评审、中标信息公示等环节;(5)校内遴选:是学校自行采购的方式之一,操作程序包括供应商入围资格确定与采购实施等环节。

第四条  加强对釆购活动的组织领导和监督管理,采购活动应遵循公开、公平、公正、诚实、信用、竞争、择优、效益的原则,在保证质量和使用需要的前提下,尽可能节约经费,提高资金的使用效率。

第五条  有下列情形之一,经学校领导批准,可以不适用本办法:

(一)因自然灾害或其它不可抗力因素,需紧急采购的;

(二)人民生命财产遭受危险,需紧急采购的;

(三)其他不可预见的情况,需紧急采购的。

第二章     组织机构与职责

第六条  学校成立货物和服务采购领导小组(简称采购领导小组),校长任组长,纪委书记及主管财务、采购、教学、基建、后勤的校领导任副组长,监察专员办公室、审计处、计划财务处、招标与物资采购服务中心、教务处、基建处、后勤服务中心、工会、科技与服务地方处等单位的主要负责人为成员。采购领导小组全面负责学校货物和服务采购的领导和组织、实施工作,采购领导小组下设办公室(简称采购办),由招标与物资采购服务中心主要负责人任主任。

第七条  招标与物资采购服务中心是学校货物和服务采购的归口管理部门,负责货物和服务采购相关制度制定、修订与执行,学校采购业务的具体实施(包括采购方案制订、采购文件制订、发标、投标、评标、中标信息公示、组织合同签署、组织现场采购等),并参与验收。

使用单位负责采购项目的申请、技术方案拟定、采购前的各项审核与会签、采购文件审阅,并参与验收工作。

经费主管部门负责年度采购计划编制、采购项目技术方案审定,参与现场采购,组织验收工作。

审计处负责对采购项目实施全过程审计,主要负责对控制价格进行审计,参与合同会签、现场采购和验收工作。

计划财务处负责采购项目的经费来源审核和资金管理,参与价格审核、验收、决(结)算等环节工作及现场采购和大额采购的验收工作。

监察专员办公室负责对项目的实施过程进行检查和监督。

第八条  招标与物资采购中心负责组建学校物资釆购评审专家库、供应商库和代理机构库。聘请校内外具有中级以上(含中级满8年)专业技术职称的专业技术人员或湖南省政府采购评审专家库专家担任评审专家,特殊行业也可聘请中级技术职称未满8年的专业技术人员担任专家。每次评标前由监察专员办公室工作人员现场抽签确定评委。

第三章     计划申报与审批

第九条  应加强采购工作的计划性,压缩采购批次,降低采购成本,提高采购效率。各使用单位对所需货物和服务应尽量进行批量采购,严禁化整为零、化大为小、同一次采购分批分次进行的行为发生。

第十条  学校各使用单位的采购项目,无论其经费来源,都必须按学校规定程序申报计划、立项和审批,落实经费后方可实施。未列入学校预算的项目,原则上不予采购。确属紧急需要的釆购项目,须由使用单位落实资金后方可按程序实施。

年度预算下达后,各经费主管部门在各自预算范围内根据需要制订下一年度采购计划,填写年度采购计划表,报分管经费校领导审批后交招标与采购中心汇总。汇总后生成的《怀化学院年度采购计划表》报校长办公会议审批。

招标与物资采购中心会同各经费主管部门,根据年度采购计划及实际需要制定学校月度采购计划,经分管采购的校领导审批同意后实施。

第十一条  根据学校年度经费预算,使用单位拟定采购项目的技术方案(包括技术参数和规格要求或服务要求),经费主管部门对技术方案进行论证、审核,并会同招标与物资采购中心编制采购方案。

第十二条  列入学校采购计划的采购项目,由各单位按照《怀化学院货物和服务采购申报表》要求,通过学校OA办公系统进行填报和审批。

第十三条  学校货物和服务采购项目属政府集中采购目录且达到政府采购限额标准的,由招标与物资采购中心向省教育厅和省财政厅统一申报政府采购计划。

第十四条  严格落实进口产品审批制度,凡国内产品能够满足需要的都要采购国内产品。凡采购产品涉及节能环保产品的,必须执行国家和湖南省发布的有关节能环保产品清单(目录)。采购汽车、特种设备、危险化学品和易制毒化学品等,要按程序办理审批手续。

第十五条  申请购置大型仪器设备(10万元以上)的单位必须按申请项目所需金额,分级组织专家论证,提交可行性论证报告,通过可行性论证并报相关校领导审批同意后方可实施。

可行性论证按下列规定办理:

1)单价10万元(含)至20万元(不含)的大型贵重仪器设备,由使用单位主持论证,经费主管部门参加,专家组35人

2)单价20万元(含)至50万元(不含)的大型贵重仪器设备,由经费主管部门主持论证,专家组5至7人;

3)单价50万元(含)以上的大型贵重仪器设备,由经费分管校领导主持论证,专家组5至7人,其中应至少有1名校外专家。

第十六条  涉及重大项目的,按规定、按程序报告省教育厅和省财政厅。

第十七条  采购计划一经确定,相关部门与使用单位不得擅自变更计划。若市场供应情况不能满足要求,确需变更的,由招标与物资采购中心、使用单位及经费主管部门共同商议并办理变更手续。

第四章     采购方式和工作程序

第十八条  学校货物和服务采购按照省财政厅颁布的政府集中采购目录和采购限额标准规定,依法实施集中采购、分散采购与学校自行采购。使用财政性资金(即纳入预算管理的资金)采购集中目录以内、限额标准以上的货物和服务应纳入政府采购。

第十九条  政府采购的方式分公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等,校内自行采购的方式分校内招标、校内竞争性谈判、校内单一来源供货、协议供货、遴选等。

第二十条  根据品目分类、金额的不同分三种情况实施采购:

(一)属本年度省政府集中采购目录内的3万元(含)以上的采购项目由招标与物资采购中心依法依规统一采购。其中:3万元(含)至10万元(不含)的货物和服务采购项目,采取校内竞争性谈判、协议供货、遴选方式采购;10万元(含)至50万元(不含)的货物采购项目、10万元(含)至80万元(不含)的服务采购项目,原则上实行校内招标采购;50万元以上(含)的货物采购项目和80万元以上(含)的服务采购项目委托省资源交易中心公开招标采购。

(二)属本年度省政府集中采购目录内的3万元以下的采购项目或目录外的采购项目,由招标与物资采购中心、经费主管部门采购或由使用单位自行采购。其中:教学、科研和学科平台项目经费的采购项目由主持人根据计划自行采购;集中采购目录以外的服务项目由经费主管部门采用遴选方式采购;1万元以下的其它采购项目由使用单位自行采购;其它情况由招标与物资采购中心采用协议供货、网上竞价、遴选或批量集中采购等方式采购。

(三)非科研用的空调、电脑、打印机、照相机、摄影机等协议供货商品从省政府协议供货商中通过遴选的方式采购,操作流程同本办法第二十四条之“采购实施”部分。1万元(含)至3万元的需要采用现场采购方式采购的项目,由招标与物资采购中心共会同使用单位、经费主管部门、审计处、计划财务处进行采购。

第二十一条  根据年度、月度采购计划,各使用单位或经费主管部门通过学校OA办公系统填报《怀化学院货物和服务采购申报表》,填写《怀化学院货物和服务采购清单、技术规格、参数及要求明细表》、《怀化学院货物和服务采购价格审核明细表》,依次报经费主管部门、计划财务处、审计处、招标与物资采购中心负责人会签。经费管理部门负责审核项目的采购清单、技术规格、参数及要求明细表及经费来源,计划财务处、审计处、招标与物资采购中心负责审核采购项目的经费落实情况、控制价格及是否进入采购计划情况等。3万元以上(含)的采购项目需要分管经费、采购和财务的校领导审批,15万元以上(含)的采购项目还需要校长审批。

第二十二条  通过公开招标后,没有供货商投标或者没有合格投标商的;或者因出现不可预见的情况而急需采购但无法按招标方式采购的项目,经批准后采用竞争性谈判方式采购或现场采购。只能从特定供货商处采购,或供货商拥有专利权,且无其他合适替代的,根据国家相关规定采用单一来源方式采购。

第二十三条  招标(含校内招标)的流程及相关规定如下:

(一)发标

1.编制招标(采购)方案和招标(采购)文件。根据批准实施的采购计划和经审核通过的技术方案(或服务方案)、清单、控制价格等,招标与物资采购中心按照相关规定编制招标方案和招标文件。招标文件内不得含有违反国家法律、法规和违纪的条款。

2.审核招标(采购)方案和招标(采购)文件。招标(采购)方案经经费主管部门、招标与物资采购服务中心审签后,由学校审批。其中,10万元以下项目的招标(采购)方案,由招标与物资采购服务中心主任审批;10万元以上(含)的采购项目的招标(采购)方案,招标与物资采购服务中心主任审签后,由分管经费、分管采购的校领导审批;50万元以上(含)的货物采购项目和80万元以上(含)的服务采购项目还需党委会审批。招标文件(采购)文件经招标与物资采购服务中心主任审签后,由分管采购的校领导审批。

3.发布招标公告。招标文件通过张贴或网络等媒体公开发布招标公告和发出招标邀请书。校内招标的项目的公告期不得少于5个工作日,留给投标人制作标书的时间不少于5个工作日。委托湖南省资源交易中心或招标代理机构招标的项目按《政府采购货物与服务招标投标管理办法》之规定执行。

(二)开标

校内招标的开标由招标与物资采购中心负责人主持,委托代理机构的开标由代理机构主持。100万元以上(含)的货物、服务采购项目原则上须有分管采购工作的校领导参加。

委托代理机构按照《怀化学院代理机构选定办法》,由采购办主任组织招标与采购领导小组成员单位相关人员,从经比选入围的3家以上(含)潜在代理机构中抽取确定。学校与采购代理机构签订委托代理协议,依法确定委托代理的事项,约定双方的权利义务。

(三)评标

校内组织的招标,评审委员会由监察专员办公室从学校专家库中抽取专家组成;省资源交易中心组织的招标或招标代理机构组织的招标,评审委员会由学校监察专员办公室参与从政府专家库中抽取校内外专家组成。评委一般为5人或7人,专家不少于评委的2/3。参与项目标书制作、论证的专家不能担任项目的评委。评委按照已确定的评标办法进行评标,并当场确定中标单位。

评标时使用单位代表可介绍与采购项目有关的情况,但不得出现歧视性、倾向性意见,同时使用单位代表原则上只能参加商务性文件的评审,不能参加技术性文件的评审。使用单位代表参加代理机构或省资源交易中心代理的采购时须有校长亲自签名的授权委托书。

(四)公示

招标与物资采购中心自收到专家组评审报告之日起3个工作日内,发出中标通知书,并在省政府财政部门指定的媒体上按相关法律要求公示中标结果。校内组织招标时对在中标公告发布之日起3个工作日内以书面形式提出质疑的供货商,招标与物资采购中心或者采购代理机构在3个工作日内对其依法提出的询问做出答复。委托湖南省资源交易中心或招标代理机构招标的项目,按《政府采购货物与服务招标投标管理办法》之规定执行。

第二十四条  采用遴选方式采购的流程如下:

1.供应商入围资格确定

2年为周期,由经费主管部门申请,招标与物资采购中心分类采用公开招标的方式选出不少于3/类的潜在供应商,分别签订合作意向协议书。协议书包括但不限于协议的有效期、中标品牌及系列、优惠率(实施价不高于同类产品市场价格)及服务承诺,以及优先考虑的节能产品等内容。

2.采购实施

1)招标与物资采购中心在网上公布采购信息。

2)经费主管部门接受入围的商家的技术方案和商务报价等。

3)使用单位和经费主管部门对入围供应商的技术方案进行审查比较,会同审计处对标的物报价进行市场调查。

4)确定采购的原则:相同质量下价格最低且不高于学校审计价的原则或相同价格下方案最优的原则。

5)确定成交供应商:经费主管部门或招标与物资采购中心组织入围的企业进行竞争。在满足采购原则的条件下,按相同价格优质服务者优先、同类同质低价优先成交的原则,由招标与物资采购中心或经费主管部门确定成交供应商。

第二十五条  采用校内竞争性谈判的条件与程序分别见《中华人民共和国政府采购法》第三十一条、第三十八条,谈判小组成员原则上不少于3人。采用校内单一来源采购的条件与流程分别见《中华人民共和国政府采购法》第三十二条、第三十九条。

第二十六条  校内招标项目在中标通知书发出后的5个工作日内与学校签订合同,委托湖南省资源交易中心或招标代理机构招标的项目须在30个工作日内与学校签订合同。招标与物资采购服务中心须按照招标文件和中标供应商投标文件的约定,与中标供应商签订书面合同。所签订的合同不得对招标文件和中标供应商投标文件作实质性修改。逾期不签的按国家相关法律执行。中标方须按约定交付履约保证金。

第二十七条  合同签署按照《怀化学院合同管理办法)执行。由招标与物资采购服务中心会同经费主管部门草拟合同。招标与物资采购中心按《怀化学院合同管理办法》的相关规定组织合同的审核、会签、签署、备案、存档。合同一经签订,原则上不得变更,特殊情况必须变更的,应由变更方递交书面报告,由经费主管部门、招标与物资采购中心、审计处共同论证审核,并由招标与物资采购中心组织相关部门按《怀化学院合同管理办法》进行变更。

第二十八条  招标与物资采购中心须督促中标方按期供货,在供货期满前一周发出书面催货通知;对逾期不供货的,及时发出书面告示、扣发履约保证金、通知招标代理公司并报省财政厅采购中心备案,同时向学校采购领导小组提出应对办法,及时依法处置。

第五章     验收及结算

第二十九条  采购的货物、服务到校后,由使用单位对照合同进行查验并组织试运行,试运行合格后,填写《怀化学院物资采购验收报告书》,向经费主管部门申请验收。经费主管部门按照规定及时组织有关部门人员实施验收,必要时可邀请有关专家参加验收。其中,3万元以下的项目由使用单位、经费主管部门负责验收,审计处、监察专员办公室对验收情况进行抽查。3万元(含)以上的项目,由经费主管部门、使用单位、招标与物资采购中心、审计处的人员及评审专家组成的验收小组实施验收。10万元以上项目的验收,计划财务处须派人参加。100万元以上的项目验收原则上须有分管经费、采购的校领导参加。参与验收人员均须在验收报告上签字,而且使用单位的使用人和行政主要负责人以及经费主管单位的主要负责人须在验收报告上确认签字。

货物验收时,验收小组须对货物的数量、技术规格、品牌、参数要求、质量等逐一验收。

图纸设计、工程造价咨询、可行性研究、项目策划等技术服务验收的流程和要求是:成立5至7人的验收小组,必要时聘请1名校外具有副高及以上职称的专业技术人参加验收;供应商对设计、造价、可研、策划等的过程及结果进行汇报;验收小组专家进行质询,并分析所提供服务的合法性、合理性、科学性与准确性;验收小组集体讨论并按全体一致原则表决。

其它服务验收的程序和要求是:使用单位对服务的内容、方式、水平与评价等做出汇报;验收小组随机提问,使用单位作答;验收小组对服务的满意度进行抽查;验收小组作出结论。若使用单位回答问题不正确或服务满意度低于85%,验收结论应为不合格。

第三十条  符合固定资产登记标准的设备验收合格后,由资产管理员按照实际验收情况将设备参数通过网络逐一录入《怀化学院固定资产管理系统》,经资产管理部门审核后计入学校固定资产账,并打印条形码交使用单位粘贴到相应设备。

第三十一条  对验收达不到采购合同要求的,视为验收不合格,不予结算,同时验收小组出具书面意见。对确需变更且满足标书要求功能、核心技术参数的货物,供货商提供标书要求产品说明书和更换后的产品说明书并出具更换原因的书面说明,使用单位出具同意更换、测试合格的书面说明并经验收小组测试对比认可后签署验收报告,价格不超过标书的按实际发生价格计费,价格超过标书的按标书价格付费。

第三十二条  供应商凭税务部门的正式发票、中标通知书、合同、验收报告书、政府采购验收结算书、固定资产登记手续等相关资料按学校财务报账程序办理报账结算。履约保证金的领取由计划财务处根据合同约定执行。质量保证金的领取,在质保期结束后,由经费主管部门组织相关单位验收,出具验收报告。验收报告须有使用单位的使用人和行政主要负责人以及经费主管单位的验收人员和主要负责人签字。根据验收合格报告,按报账程序由计划财务处办理质量保证金结算手续。

第六章     招标与采购信息管理

第三十三条  招标与物资采购中心是学校招标与物资采购信息管理的唯一单位,未得到招标与物资采购中心授权,任何单位、个人不得向外发布有关怀化学院采购方面的信息。

第三十四条  参与采购工作的人员须保守秘密,不得私自向外吐露任何有关学校采购方面的信息。

第三十五条  使用单位、经费主管部门等不得以任何方式向潜在的供应商提供任何形式的有关采购项目的信息。

第七章    专家与客户管理

第三十六条  招标与物资采购中心分类建立专家库、代理机构库、供应商库,按照建、存、用、监分离的原则管理与使用各库。

第三十七条  招标与物资采购中心在学校采购领导小组的领导下依据相关法律法规对专家进行管理,有权依制度做出解聘专家的决定。

第三十八条  招标与物资采购中心在学校采购领导小组的领导下,依据相关法律法规、《怀化学院供应商管理办法》、《怀化学院招标代理机构选定办法》等对供应商、代理机构进行管理,在审计、监察等部门监督下依法律制度做出限期整改、取消代理或供货资格等决定。

第八章     监督与责任

第三十九条  在采购活动中,采购人员及相关人员与供应商有利害关系的,应当回避。供应商认为采购人员及相关人员与其他供应商有利害关系的,可以申请其回避。

第四十条  采购活动必须遵守国家的法律法规和学校的有关规章制度。有下列情况之一的,采购领导小组有权责令其整改。对整改不力的,给学校造成不良影响或损失的,按照有关规定和程序给予处理:

(一)以不合理的条件限制或排斥潜在投标人、对潜在投标人实行歧视待遇、强制要求投标人组成联合体共同投标或者限制投标人之间竞争的;

(二)违反规定对必须进行招标的项目不招标、将必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标的;

(三)评标委员会成员应当客观、公正地履行职务,遵守职业道德,对所提出的评审意见承担个人责任。评标委员会成员收受投标人的财物或者其他好处、评标委员会成员或者其他有关工作人员向他人透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐以及与评标有关的其他情况的;

(四)向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量或者可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况,或者泄露标底的;

(五)违规传递评标信息,收受贿赂,干扰评标,检查、验收失职,给学校造成损失的;

(六)有其他违规违纪行为的。

第四十一条  任何单位和个人均有权对学校在招标与采购活动中的违规违法行为进行投诉、检举和控告,有关部门应及时受理。监察专员办公室、审计处、计划财务处依据法律法规与本办法不定期对采购过程进行监督、检查,对各种违法违规行为依据法律法规进行处理。

第四十二条  建立真实完整的招标采购档案,妥善保管每项采购活动的采购文件,并不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。采购活动记录至少应当包括下列内容:(一)采购项目类别、名称;(二)采购项目预算、资金构成和合同价格;(三)采购方式,采用公开招标以外的采购方式的,应当载明原因;(四)邀请和选择供应商的条件及原因;(五)评标标准及确定中标人的原因;(六)废标的原因;(七)采用招标以外采购方式的相应记载。

第九章     附则

第四十三条  本办法由招标与物资采购中心负责解释。

第四十四条  本办法自颁布之日起执行,原《怀化学院物资采购管理办法》(怀院发〔2017〕9号)同时废止。

 

 

            怀化学院办公室          

                         2020年4月9日印发

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