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怀化学院合同管理办法
[ 作者: 审计处   出自: 学校发文   发表时间: 2017-06-15   点击: 164 ]

怀院发〔2016〕105号

第一章   总则

第一条 为坚持依法治校、依法行政,规范学校合同管理,防范合同风险,维护学校合法权益,依据《中华人民共和国合同法》,结合学校实际,特制定本办法。

第二条本办法所称合同,是以学校作为一方当事人与其他自然人、法人和其他组织之间明确双方民事权利和义务关系所签订的规范性文本,包括合同、协议等,有关合同的文书、电报、传真、函件、图表等均为合同的组成部分,作为合同的附件。

第三条 本办法适用范围凡使用学校人、财、物等有形及无形资产(资源)开展经济和业务活动所签订的合同均适用本办法。

第四条 订立合同,必须遵守国家法律、法规和上级有关文件规定以及学校相关规章制度,必须有利于学校发展和维护学校的利益。校内任何部门、单位和个人不得利用合同进行违法活动,损害国家和学校的利益,牟取非法利益。

第五条 合同签定时限与履约年限规定:合同自洽谈审核完毕后,一般应10个工作日内完成合同签定工作,最长不超过20个工作日;合同签订履约年限一般为5年以内(含5年)。

第六条 合同管理是指对合同项目论证、资信调查、起草、洽谈、会审、订立、会签与签署、履行、变更、解除、转让、终止、纠纷处理、立卷归档等进行全过程控制。

第七条 合同实行分类管理与归口管理相结合的方式, 项目承办单位组织相关职能部门洽谈合同,协调、督促有关合同的签订、履行、违约处理等工作。学校各单位和个人以学校名义对外签订的合同统一归口校办公室管理。

第八条 合同分类管理情况如下:

合同以各职能部门(单位)为单位进行管理,分为人事类、教学类、科技类、委托类、建设工程类、维修工程类、采购类、租赁类、借款类、合作类及其他。

(一)人事处负责学校人事管理、人力资源开发、队伍建设、社会保障、劳动能力鉴定等合同的管理;

(二)教务处负责学校与教学相关的基地建设、实践教学、等教学类合同的管理;

(三)科技处负责学校及个人纵向及横向科研、协作、技术开发、技术咨询、专利申请、产学研合作、科技成果转让等科学技术类合同的管理;

(四)地方服务与合作处负责学校与政府、企业、行业在人才培养与人员培训、科技创新与技术服务、资源共享与共同发展等方面的校企合作类合同的管理;

(五)国际交流与合作处负责国(境)外联合办学、交换生等国(境)际交流与合作类合同的管理;

(六)资产管理处负责学校仪器设备、公共物资与公共服务、图书期刊等招标采购类合同和国有资产(资源)出租出借类合同(不含门面)的管理;

(七)后勤管理处负责学校基建、维修、绿化、物业、食堂、医卫等基本建设类合同、后勤保障类合同、门面场地出租类合同的管理;

(八)计划财务处负责学校银行贷款、银校合作、学生缴费等财务类合同的管理;

(九)审计处负责年度会计报表审计、资产验资、评估、基建及大型修缮类竣工结算等审计类合同的管理;

(十)其他需要签定的合同,由各职能部门根据各自职责签订并管理。

第二章  合同拟订

 第九条  同拟定前,合同项目承办部门(单位)将合作方的有关资质与证书及相关资料如营业执照等收齐,并负责对对合作方的有关资质与证书的真实性进行查验。

第十条 合同项目承办部门(单位)在充分调查、与合作方协商、可行性论证等基础上形成书面合同草案,再组织相关职能部门,对合同草案内容进行充分的合法性与可行性论证,进一步完善合同内容,确保学校利益不受损害。

第十一条与国外签订的合同需拟订中、外两种语言合同文本草案。

第十二条 合同拟订应尽量参照各类合同的示范文本。

第三章  合同审核、会(审)签

第十三条 合同项目承办部门(单位)拟好合同草案后,按照规定填写《怀化学院合同会(审)签表》并附书面合同草案依程序审核会签。审核会签要求如下:

(一)《怀化学院合同会(审)签表》必须据实填好,尤其是“谈判要约或承约过程”一栏核心条款要写实、具体化(包括合同主体、双方主要责权利、有效时限、金额、收付款方式等)

(二)主管部门(单位)及相关职能部门(单位)在审核会签时,对职责范围内的事项必须严格审查,共同依法维护学校利益。

(三)3万元(不含)及以上经济合同必须包括计划财务处、审计处及相关部门(单位)会审会签。

(四)根据合同性质、内容,经学校领导批示应提请法务部审核的合同,法务部要对合同的内容、条款进行咨询把关,并出具书面意见。

(五)书面合同草案经过审核后,如需变更、补充和完善,需重新按照前述过程进行办理

第四章  合同审批、签订

第十四条 校长是学校法定代表人,学校合同必须由校长或由校长授权的分管校领导或部门(单位)负责人签署。学校任何部门(单位)或个人不得擅自以学校或所属部门(单位)的名义签订合同。

未经校长签署或授权签署的合同一律为无效合同,学校不予认可。

第十五条 合同授权额度如下:

3万元(不含)以下合同,由校长授权各职能部门(单位)负责人签订;

3万元至5万元(不含)的合同,由校长授权各职能部门(单位)主管校领导签订;

5万元至10万元(不含)的合同,由校长授权各职能部门(单位)主管校领导、主管财务校领导签订;

以上金额内合同,在校长授权后可由各职能部门(单位)负责人、主管校领导审签;不涉及经费的合同在校长授权后由主管校领导签订。

10万元以上的合同由校长或持校长书面委托公函的委托人签订。

第十六条 合同审批流程如下:

(一)合同项目承办部门(单位)起草;

(二)主管部门(单位)审核或相关部门(单位)会审。项目承办部门(单位)将拟订的合同送达主管部门(单位)审核,由主管部门(单位)负责人签字并加盖主管部门(单位)公章后,呈主管校领导审批;技术含量较高或内容较复杂的合同,由主管部门(单位)组织相关部门(单位)会审,并由会审人员和相关部门(单位)负责人对会审后的合同签字确认。

(三)主管校领导审批合同项目承办部门(单位)持合同样本及有效附件和合同会(审)签表报业务主管校领导审批,业务主管校领导、主管财务校领导审批同意后,需在合同会(审)签表和合同样本每页上面签字认可;

(四)校长审批合同。合同项目承办部门(单位)根据合同审批签订流程规定,持业务主管校领导、主管财务校领导审批签字认可的合同样本、正式合同及有效附件和合同会(审)签表报校长审批。校长审批同意后,在合同会(审)签表和正式合同上签字。

 第五章   合同编号、盖章、存档

第十七条  学校对外签定的所有合同,原则上先由合作方签字盖章后我方才予以盖章。

第十八条  合同编号、盖章流程如下:

(一)合同项目承办部门(单位)持校长签字或授权主管校领导签字或各单位负责人签字的正式合同到学校办公室,由学校办公室进行分类和统一编号与登记。编号格式:hhxy************,前四位字母代表“怀化学院”,第五六位字母代表“类别”,字母后的六位数字代表“年月”,最后四位数字代表“年度自然编码”,如:hhxywx2015050023(表示:怀化学院2015年5月签署的第23号维修类合同)。每份合同应标注页码,格式为X/Y,X代表第几页,Y代表总页数。

(二)校办公室凭领导签字的统一编号的正式合同,统一加盖“怀化学院合同专用章”,没有以上领导签字的合同不得盖章,没有合同编号的合同不得盖章。

第十九条 办公室应建立合同管理台账,将已盖章的合同原件及相关材料附件留存一份,分类分册整理装订,每年六月和十二月下旬分两次移送档案馆归档。

合同作为重要的法律文书,校办公室和各有关部门(单位)应妥善保存合同文本(含有效附件)及相关资料,不得丢失和自行销毁。合同存档要求如下:

(一)正式合同一式几份应在合同中约定(一般不少于六份),分送档案馆、主管部门(单位)、合同项目承办部门(单位)、合作方以及计划财务处和审计处(必须为正式合同原件)等相关职能部门。

(二)各部门(单位)应建立合同管理台账,将合同文本、相关附件、会议记录、影像资料等按学校档案管理规定整理存档,并指定专人管理。

第六章  合同履行、变更、解除和终止

第二十一条 合同项目承办部门(单位)负责协调、监督合同的执行,合同项目承办部门(单位)负责人是合同履行的直接责任人。

第二十一条 合同项目承办部门(单位)发现合同约定的情况发生变化,继续履行合同将给学校造成损害或因不可抗力原因时,应及时向职能部门(单位)和校领导提出变更或解除合同建议。经与合作方协商一致后,可以变更或解除合同。若协商不成,可以按法律程序解决纠纷。

第二十二条 合同在过程中确需变更或解除的,由合同项目承办部门(单位)提出变更或解除报告,经合作双方协商后,签订补充合同或解除合同,并按本办法规定的流程依次办理完结方能生效。变更、解除的合同不得损害学校利益。

基建工程变更不得超过省发改委项目批复文件所规定的10%的部分,维修工程变更不得超过总造价5%的部分,物资采购变更增加金额不得超过原合同金额的3%,超过规定比例的应按招投标法及上级主管单位的相关规定执行。

变更签证的项目由业务部门(单位)或施工部门(单位)提出,经学校主管部门(单位)论证、审核,计划财务处等相关单位参与,经审计处审计或委托中介机构审计或财政评审,报校领导批准后,由业务部门(单位)组织实施。

第二十三条 变更内容所涉金额1万元以上的,应签订补充合同。变更或签订补充的合同文本作为原合同的组成部分或更新部分,与原合同具有同等法律效力,纳入本办法的管理范围。合同变更后,原合同编号不予改变(可适当加注)。

第二十四条 合同项目完成后,由合同项目承办部门(单位)及有关职能部门(单位)对合同执行情况进行验收,如验收合格,需在合同项目验收单上签字;主管部门(单位)应配合计划财务处及时清理合同履行有关的债权、债务;质保期满后,合同自行终止。如合作双方认为需续约的,按本办法规定的合同订立审批流程重新审批,任何部门(单位)和个人不得擅自决定续约。

第七章  监督与责任

第二十五条 加强合同履行监管工作。审计处按规定对合同管理、履约情况等进行审计,将审计结果向学校领导和相关部门(单位)报告。监察处对合同管理进行监督,对违规违纪行为进行查处。

第二十六条 严格责任追究,对违反规定的给予批评教育,造成不良影响或损失有下列情况之一的由有关部门(单位)依法依规查处。

(一)不执行本办法规定随意签订合同的;或擅自以本部门、单位行政公章对外签订合同的;或擅自变更、解除、续签合同,给学校构成损失和不良后果的;

(二)在签订、履行合同和在合同管理、监督过程中失职、渎职、以权谋私、泄露商业秘密、非法串通损害学校利益的;

(三)不履行合同给学校声誉、合法权益造成损害的;

(四)合同执行不到位却验收合格的;

(五)合同相关资料保存不当造成丢失损毁的;

(六)其他违反国家法律法规、学校相关规章制度或本管理办法的。

第八章   附则

第二十七条 本办法由审计处负责解释。

第二十八条  本办法自发布之日起施行,原《怀化学院经济合同管理办法》(怀院发〔2015〕19号)同时废止。

 

附件:1.怀化学院合同会(审)签表

       2.怀化学院合同管理台账

           3.怀化学院合同签署流程

 

                                                                   怀 化 学 院

                                                                                                                              2016年12月26

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